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Mandanteninformationsabend zum Thema GoBD



Betriebsprüfung im digitalen Zeitalter: Notwendige Maßnahmen aufgrund der GoBD

Mandantenabend zum Thema VerfahrensdokumentationEnde Januar veranstaltete die Kanzlei Hubl & Partner einen Mandantenabend zu einem höchst brisanten Thema: Das Finanzamt erwartet von allen Unternehmern und Selbstständigen, jede steuerlich relevante Software sowie deren Nutzung in der Firma umfassend zu dokumentieren. Andernfalls nehmen die Betriebsprüfer schon bei kleinen formellen Fehlern in der Buchhaltung künftig Schätzungen des Gewinns vor.

Das Interesse der Unternehmer und Selbstständigen am Mandanteninformationsabend in der Alanus Hochschule in Alfter war mit rund 100 Teilnehmern enorm. Dirk Poschmann, Geschäftsführer des IT-Dienstleisters Subvenio GmbH, erläuterte die wichtigsten Details dazu, welche Anforderungen die Finanzverwaltung an die so genannte Verfahrensdokumentation stellt. „Liegt bei der nächsten Betriebsprüfung keine Verfahrensdokumentation vor und findet der Finanzbeamte kleinste Fehler in der Buchführung, kann er gezwungen sein, gleich hohe Zuschätzungen vorzunehmen“, so Dirk Poschmann.

Umfassendes Handbuch gefragt

Bei der Verfahrensdokumentation handelt es sich um ein umfassendes und lückenloses Handbuch der steuerlich relevanten Software im Unternehmen sowie um eine Beschreibung der jeweiligen Arbeitsabläufe. Hintergrund: Seit Januar 2015 hat die Finanzverwaltung mit dem aktuellen BMF-Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und dem Datenzugriff (Schreiben IV A 4 – S 0316/13/10003) die allgemeinen Regeln zur Buchführung deutlich verschärft.

„Eine fehlende oder eine unvollständige Verfahrensdokumentation sehen wir jetzt als Einfallstor für die Finanzverwaltung, Nachzahlungen zu fordern“, warnt Dirk Hubl, Steuerberater und Partner der Kanzlei Hubl & Partner. Der Betriebsprüfer kann die gesamte Buchführung verwerfen und den Umsatz des Unternehmens höher ansetzen. Die Spannbreite für den Aufschlag liegt zwischen zwei und 10 Prozent pro Jahr. Wie hoch die Zuschätzung ausfällt, hängt vom jeweiligen Finanzamt und von den Anweisungen des zuständigen Sachgebietsleiters ab.

Sicher ist: Künftig wird kein Betriebsprüfer mehr darüber hinwegsehen, wenn etwa Rechnungsnummern doppelt oder nicht vergeben wurden. Fehlt zusätzlich zu einem kleinen formellen Fehler die Verfahrensdokumentation, kommt es gleich zur Schätzung.

„Wir empfehlen jedem Mandanten und Unternehmer, die nächsten Monate dazu zu nutzen, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen“, sagt Oliver Hubl, Steuerberater und Partner der Kanzlei Hubl & Partner. Zu erfassen ist jede Software, die dazu eingesetzt wird, steuerlich relevante Daten und Dokumente zu erzeugen, zu empfangen, zu übernehmen, zu verarbeiten, zu speichern und zu übermitteln. Das beginnt also in vielen Firmen schon beim verwendeten Email-System.

Jeden Schritt in der Buchhaltung dokumentieren

Der Betriebsprüfer will jeden Schritt in der Buchhaltung nachvollziehen können. Das Hanbuch beschreibt den organisatorischen und technischen Prozess im Unternehmen. Bei elektronischen Dokumenten beinhaltet dies die Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung bis hin zum eindeutigen Wiederfinden und der maschinenellen Auswertung. Auch die Art und Weise, wie die Daten gegen Verlust, Verfälschung und Reproduktion gesichert sind, ist festzuschreiben.

Daraus besteht die Dokumentation

Eine Verfahrensdokumentation besteht damit in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwender-, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Jegliche Änderungen sind fortlaufend festzuhalten.

Die Kanzlei Hubl & Partner unterstützt jeden Unternehmer dabei, die vom Finanzamt geforderte Verfahrensdokumentation zu verfassen und zu pflegen. In Kooperation mit der Subvenio GmbH entwickelte die Kanzlei dazu ein entsprechendes Konzept. Via Checklisten und Formblätter erfolgt im ersten Schritt eine Ist-Aufnahme. Die Hard- und Software sowie die kaufmännischen Abläufe in einem Betrieb werden erfasst. „Mit Hilfe dieses System ist die Basis für eine Verfahrensdokumentation in der Regel innerhalb von 3 Tagen erstellt“, so Subvenio-Geschäftsführer Dirk Poschmann. Die Fortschreibung und Aktualisierung der Verfahrensdokumentation kann über ein Internetportal erfolgen. Dieses stellt die Subvenio GmbH zur Verfügung. Zugriff haben der IT-Spezialist, die Kanzlei Hubl & Partner sowie der Mandant. Durch das Cloud- und Mietmodel entstehen keine hohen Wartungskosten.

„Unternehmer sollten die Verfahrensdokumentation aber auch zum Anlass nehmen, ihre Prozesse in der Buchhaltung zu optimieren“, so Dirk Hubl. Die GOBD hat den Anspruch der Unveränderbarkeit von Daten und der Verbuchung von elektronischen Rechnungen. Formelle Fehler durch die eingesetzten Softwareprodukte im Bereich der Warenwirtschaft, der Erstellung von Rechnungen mit Word oder Excel führen im Rahmen der Betriebsprüfung ebenso schnell zu Hinzuschätzungen wie eine fehlende Dokumentation. Auch hier kann die Kanzlei Mandanten umfassend unterstützen.

Oliver Hubl, Dirk Poschmann und Dirk Hubl Mandantenveranstaltung zum Thema Verfahrensdokumentation Mandantenabend Hubl & Partner

Die Kanzlei Hubl & Partner bietet Unternehmern und Selbstständigen als Serviceleistung zahlreiche weitere Informationen:

https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.html


Dieser Eintrag wurde am 2016-03-08 von Hubl & Partner Steuerberatungsgesellschaft mbB erstellt.

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Quelle: Datev.de